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伝わるプレゼンテーションの構成:ビジネスコミュニケーションの基礎知識1

ビジネスコミュニケーションの基礎知識

更新日:2017年6月29日(初回投稿)
著者:株式会社Skillpod 代表取締役社長 須見 庸子

ビジネスコミュニケーションとは、業務を行う上で必要となるコミュニケーション全般を指します。具体的には、自分の伝えたいことを伝え、相手が言いたいことを聞き取ることで、技術者にとっても、この能力の重要性は増しています。今回から6回にわたり、すぐに使えるビジネスコミュニケーションのコツを伝えます。1回目・2回目はプレゼンテーション編です。今回は、話が伝わりやすいプレゼンテーション構成を2種類紹介します。

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1. 簡潔に伝えるか、じっくり説明するか

技術者は腕で勝負という時代であれば、口下手でも問題ありませんでした。技術者に求められることは、優れた技術力だったからです。しかし、今の時代はそうはいきません。技術者であっても、お客さまへの説明や社内会議などで、スッキリと分かりやすく意見をまとめて伝えるスキルを身に付ける必要があります。

図1:技術者の抱える悩み

図1:技術者の抱える悩み

自分の意見を相手にしっかり伝えるために、まず考えるべきポイントがあります。それは、簡潔に伝えるべきか、じっくりと説明すべきかです。どちらにするかは、伝えたい話の内容や相手の状況(知識や時間の有無など)で変わります。今回は、簡潔に伝えるための構成と、じっくり説明するための構成の2つを紹介します。

2. 内容を簡潔に伝える「PREP法」

PREP法とは一番言いたいこと(結論)を先に提示し、その全体像を簡潔に伝える話法です。POINT(ポイント)→ REASON(理由)→ EXAMPLE(具体例)→ POINT(最後のポイント)の流れで話をするので、その頭文字からPREP法と呼ばれます。時間に余裕がないプレゼンテーションや、OJTで業務の進め方について簡単に説明するときに有効です。今回は、メールの署名について話をする場合を例に、PREP法を具体的に見てみましょう。

1:POINT(結論)

冒頭で一番言いたいことや伝えるべきポイント、話の結論を端的に述べます。先に結論を述べて話し手の立場を明らかにしておくことで、聴講者に話の展開をイメージさせます。

(例)「今日は、メールの署名についてお話します。少なくとも社外へ送るメールには、必ず署名を付けましょう。何度もやり取りしている相手であっても、署名は必要です」

2:REASON(理由)

次に理由を述べます。なぜ最初に述べたポイントを導き出したのか、あるいは問題にしているのか、その背景を説明します。

(例)「なぜならば、メール以外の連絡方法が必要になった時に便利だからです。先方が電話やFAX、資料を郵送したいと思った時、メールの署名に連絡先が記してあれば、それを確認するだけで対応できます」

3:EXAMPLE(具体例)

さらに具体例を挙げます。実例や事実を告げることで、その有効性がより鮮明に浮かび上がってきます。

(例)「昔は、取引先などの連絡先管理は名刺ファイルで整理していました。名刺での連絡先管理は、しばらく会っていないと、相手の部署や役職が変わっていても分かりません。そのため、昔の役職名で手紙を出して気まずい思いをすることがありました。今は職場や役職が変わっても、メールの署名で通知できます」

4:POINT(結論繰り返し)

ここで自分が伝えたいことを繰り返し強調します。そうすることで、この話の目的・結論をはっきりさせます。

(例)「このようにメールに署名を付けることは、相手が次の行動を取りやすくするための配慮です。社内でのメールのやりとりも、部署名や内線番号を署名に入れておけば、相手の手間を減らすことができます」

PREP法を用いて説明すると、話し手の強調したい内容が整理され、大事な点を聞き手へ鮮明に伝えることができるため、聞き逃しを減らすことができます。

図2:PREP法

図2:PREP法

3. 言いたいことをじっくり伝える「SDS法」

PREP法がスピーディな説得法だとすると、SDS法はじっくり説得するときに有効で、研修や講演、報告会でのプレゼンテーションで用いられる話法です。SUMMARY(全体)→ DETAILS(詳細)→ SUMMARY(全体)の頭文字からSDS法と呼ばれます。テレビのニュース番組では、まずパネルでニュース項目全体を紹介し(S)、その後にニュースを詳しく伝え(D)、最後にもう一度本日のニュースをまとめる(S)というようにSDS法が用いられています。ここでは問い合わせメールの書き方について話す場合を例に、SDS法を具体的に見てみましょう。

1:SUMMARY(全体)

話す内容を要約し、全体の構成を示します。ポイントを絞り込み、多くても3つ程度の項目を抽出して提示します。

(例)「就職したい会社に初めてメールを送る際、記載しておくべき内容を説明します。問い合わせのメールを送る時には、最低限次の3点は書いておきましょう。1. 簡単な自己紹介、2. 何を見て問い合わせたのか、3. 会社内のどの職種に応募したいのかです」

2:DETAILS(詳細)

各項目についての詳しいデータや検討課題などを挙げ、具体例を交えながら説明します。プレゼンテーションでは、ここで最も長い時間を使って説明しましょう。

(例)「まず1については、大切な会社情報を教えてもらうのですから、こちらの身分を明確にするのは常識です。2については、採用担当者はどの媒体を通して応募・問い合わせがあったか知りたいものなので、それを伝えると喜ばれます。3については、希望する職種を書き添えれば、その職種に関する情報を提供してくれる可能性が高くなり、両者にとって効率的です」

3:SUMMARY(全体)

これまで述べてきたことを結論づけて、主張したいことを具体的に述べます。

(例)「繰り返しになりますが、就職したい会社に問い合わせる場合、簡単な自己紹介・何を見て問い合わせたのか・希望職種の3つを書き添えてメールを送りましょう。採用担当者は何百という大量のメールに目を通すのですから、瞬時に内容を把握できるように簡潔に要旨をまとめると好印象です」

SDS法のメリットは相手を説得する際に効力を発揮します。なぜなら、この話法はかたちを変えながら同じことを何度も繰り返し伝えるからです。冗長になりがちというデメリットを考慮しつつ、時間に余裕があり、じっくり説明・説得したいときに用いましょう。

図3:SDS法

図3:SDS法

今回説明したPREP法とSDS法の大きなメリットは、聞き手にとって話の進む方向性が分かりやすいため、効率よく会話が進み、話の食い違いが少なくなる点です。例えば、自社についてお客様に紹介する、今日の作業の進捗状況を上司に説明するなどの身近な場面で、この2つの話法を意識して試してみてください。

4. プレゼンテーション構成チェックシート

今回の内容を踏まえ、プレゼンテーションの構成チェックシートを準備しました。ぜひダウンロードして、活用してください!

いかがでしたか? 今回はプレゼンテーションのコツとして、話が伝わりやすいプレゼンテーション構成を2種類紹介しました。次回はプレゼンテーション編の2回目として、簡潔で分りやすく印象深いプレゼンテーションを行うコツを解説します。お楽しみに!

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