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進捗確認での報連相のポイントとは:ビジネスコミュニケーションの基礎知識6

ビジネスコミュニケーションの基礎知識

更新日:2017年9月21日(初回投稿)
著者:株式会社Skillpod 代表取締役社長 須見 庸子

若い人から、こんな相談を受けることがあります。「仕事で迷ったときに上司に相談すると、そんなことは自分で考えろと叱られる。でも、自己判断で進めると、どうして相談しないのだと叱られる。結局、報連相をしてもしなくても叱られます」。このような状況では、仕事を進めるのが怖くなってしまいます。最終回の今回は、自信を持って仕事を進められる進捗確認の方法と、そのプロセスで使いこなす報連相についてお話します。

図1:報連相をしてもしなくても叱られる?

図1:報連相をしてもしなくても叱られる?

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1. 進捗確認の重要性

仕事を進めている途中での進捗確認について説明します。仕事を終えたら必ず進捗状況を報告し、発注者に確認してもらうのは報連相の基本です。しかし、それは仕事を終えるまでは何も伝えなくてよいということではありません。進捗確認は、仕事の途中で進み具合を発注者に報告し、確認してもらうために行います。私はこんなに頑張っていますとアピールするためではありません。仕事が順調に進んでいても、進捗確認は必要不可欠です。なぜなら、本当に順調なのかは、作業者本人だけで判断できないからです。自分だけが順調と思い込み、勘違いや認識のズレを放置したまま仕事を進めた結果、ミスの発見が遅れることがあります。納期間際でのやり直しは、自分一人ではカバーしきれません。そして、多くの人に迷惑をかけてしまうのです。

2. 進捗確認は、支援を受けるための情報発信

上司や先輩は、常に部下や後輩の働きぶりを観察しているわけではありません。しかし、直接見ていなくても情報がある程度そろっていれば、部下や後輩の仕事の進み具合を把握し、場合によっては適切な支援を行うことができます。上司や先輩の判断に必要な情報は、部下である作業者から発信しましょう。もし、定期的かつ適切な情報発信がなければ、上司や先輩は助力・支援をするための判断ができません。

3. 進捗確認で発信すべき情報とは?

進捗確認ではどのような情報を伝えるべきでしょうか? よくいわれているのが、報告する際は結論を先に。進捗確認における結論とは、順調か否かです。例えば、サッカーで使われるレフェリーカードを例に、進捗状況を表してみました(図2)。

図2:レフェリーカードで表した進捗状況

図2:レフェリーカードで表した進捗状況

部下の進捗状況の報告がイエローカードかグリーンカードかはっきりしない内容では、報告を受けた上司は迷ってしまいます。報告するときは、順調なら順調、問題があるなら支援がほしいとはっきり伝えましょう。報告者の判断は、もしかしたら間違っているかもしれません。しかし、まずは現状を正しく伝えることが大事です。

続きは、保管用PDFに掲載中。ぜひ、下記よりダウンロードして、ご覧ください。

【もっと簡単に!】現場の進捗確認支援ツール(イプロス製造業)

4. 進捗の理想的な伝え方とは?

保管用PDFに掲載中。ぜひ、下記よりダウンロードして、ご覧ください。

5. 進捗確認の理想的なタイミングは?

保管用PDFに掲載中。ぜひ、下記よりダウンロードして、ご覧ください。

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