株式会社GCERTI-JAPAN ISOにおける文書管理の基本事項と押さえておくべきポイントを解説

最終更新日：2023-11-10 11:51:41.0
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文書管理が重要な理由や注意点などについて解説！文書管理のよくある課題や、文書管理が重要な理由などを記載。

文書管理とは「会社情報や顧客情報といった社内にある文書を作成から破棄まで適切に管理すること」を言います。
企業の経営活動に伴って必ず発生する文書は適切に管理されなければいけません。

適切に社内文書管理しないと、業務効率の低下につながってしまい情報が流出して企業の信用を損ねてしまう可能性もあります。
そのため、基本業務のひとつとして企業は文書管理に取り組んでいます。
ISOにおける文書管理の基本事項と押さえておくべきポイントについて詳しくご紹介いたします。

【文書管理とは？】
■業務効率や生産性の向上やコンプライアンス強化を進める上で非常に重要
■文書管理をする際、文書保管期間の適切なルール決めも大切

【文書管理のよくある課題】
■膨大な量の紙資料があり、保管スペースが足りない
■会社が保管すべき文書を個人が持っている
■社員が探している文書がスムーズに見つからない
■紙文書だと紛失・情報漏えいなどのセキュリティ面で不安がある
■外出先で文書をスムーズに確認できない
■文書データを資産として活用できない

※詳しくは関連リンクより分かりやすく解説致します。

関連リンク - https://gcerti.jp/column/iso-bunsyokanri-kihon-poi…

基本情報ISOにおける文書管理の基本事項と押さえておくべきポイントを解説

■文書管理が重要な理由
・業務効率や生産性の向上
社内文書を適切に管理することで、社員が目当ての文書を簡単に見つけられるようになり、
書類を探す時間の削減ができるため、業務の効率化に繋がります。
ある調査では「1人の社員が日常業務において書類を探す時間は1日約20分」と言われています。
1年に換算すると約80時間も書類を探していることになります。
適切な文書管理をおこなうことで、必要な資料を探す手間がなくなります。

・コンプライアンス強化
適切な文書管理は、セキュリティ対策にもつながるためコンプライアンス強化につながります。
社内文書には、個人情報や機密情報のように守秘義務のある内容が含まれます。
機密情報や個人情報が記載された書類等、守秘義務のある書類が外部に流出してしまうと、
企業の信頼を失うだけでなく訴訟などの問題にも発展する可能性もあります。
情報の漏えいや改ざん、紛失を防止するためにも適切な文書管理が重要になります。
また、顧客とのやり取りを記録した文書が正しく保管されていれば
「顧客とのトラブル発生時に相手へ説明するための根拠になる」というメリットもあります。

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